Die Abgabenordnung schreibt Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren für geschäftliche Unterlagen vor. Allerdings müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse im Original aufbewahrt werden.

Basel II

Basel II bezeichnet die Eigenkapitalvorschriften für Kreditinstitute. Diese wurden vom Basler Ausschuss für Bankenaufsicht erstellt, um einheitliche Wettbewerbsbedingungen für Kreditvergabe und -handel zu garantieren. Im Gegensatz zu Basel I hängen die Mindesteigenkapitalanforderungen an Banken nun stärker als bisher vom eingegangenen Risiko an den Finanzmärkten ab. Hinzu kommen erweiterte Offenlegungspflichten und ein Überprüfungsprozess durch die Bankenaufsicht.

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das Bundesdatenschutzgesetz legt den Umgang mit personenbezogenen Daten fest, die in IT-Systemen oder manuell verarbeitet werden. Im BDSG sind unter anderem die Löschfristen personenbezogener Daten spezifiziert.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" definieren Regeln zur digitalen Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Dokumente. Sie legen dabei fest, dass ein Datenverarbeitungssystem die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten muss. Das Finanzamt kann laut GDPdU die Steuerunterlagen nun auch in digitaler Form anfordern.

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

Die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" des Bundesfinanzministeriums schreiben vor, wie aufbewahrungspflichtige Dokumente ordnungsgemäß digital abzulegen sind. Die Vorschriften beziehen sich auf die elektronische Buchführung sowie Dokumentenmanagement- und Archivsysteme. Die GoBS enthalten außerdem Vorgaben zur Verfahrensdokumentation, mit der ein ordnungsgemäßer Betrieb des Sicherungssystems gewährleistet wird.

EuroSOX

Dies ist eine Umschreibung für Richtlinien der europäischen Kommission, die sich am Sarbanes-Oxley Act (SOX) orientieren. Sie befassen sich unter anderem mit unabhängiger Rechnungs- und Abschlussprüfung bei Unternehmen, insbesondere bei Aktiengesellschaften.

Handelsgesetzbuch (HGB)

Das Handelsgesetzbuch legt in § 257 fest, welche handelsrechtlich relevanten Dokumente Kaufleute archivieren müssen. Nach § 147 Abgabenordnung (AO) müssen alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften erfüllen. Zu den archivierungspflichtigen Dokumenten gehören zum Beispiel Auftragsbestätigungen, Lieferpapiere oder Rechnungen. Die AO wird seit 2002 um die Bestimmungen der GDPdU ergänzt.

Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)

Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich schreibt Unternehmen vor, ein eigenes Früherkennungssystem für Risiken zu führen. Das KonTraG will dadurch die Qualität der Abschlussprüfungen verbessern, für mehr Transparenz in Unternehmen sorgen und nicht zuletzt die Arbeit des Aufsichtsrats erleichtern.

Sarbanes-Oxley Act (SOX)

Der "Sarbanes-Oxley Act" ist ein US-Bundesgesetz, das die Haftung der verantwortlichen Manager für die Jahresabschlüsse börsennotierter Unternehmen regelt. SOX trat als Reaktion auf Bilanzskandale von Unternehmen wie Enron und Worldcom im Jahr 2002 in Kraft und soll die Verlässlichkeit der veröffentlichten Finanzdaten von Unternehmen garantieren. Der Sarbanes-Oxley Act gilt für inländische und ausländische Unternehmen, deren Wertpapiere unter anderem an US-Börsen gehandelt werden.

Umsatzsteuergesetz (UStG)

Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen alle Rechnungen aufbewahrt werden. Digitale Rechnungen bedürfen einer digitalen Signatur mit Anbieter-Zertifizierung nach § 15 Abs. 1 SigG.